Les fournitures de bureau sont indispensables au bon fonctionnement de toute entreprise. Leur gestion est de la responsabilité des services généraux de l’établissement professionnel. Cela s’inscrit habituellement dans le cadre de la procédure achats mise en place au sein de la structure. De quoi s’agit-il ?
Quelles sont les fournitures de bureau essentielles dans une entreprise ?
Toute entreprise a les mêmes besoins de base en termes de fournitures administratives. En voici une liste non exhaustive.
- Pour les imprimantes : ramette de papier, cartouches d’encre…
- Pour les petites fournitures : agrafeuse, colle, ciseaux, stylo, crayon, cahier, agenda, calculatrice, etc.
- Pour les expéditions : enveloppe, pochette, carton, gros scotch…
- Pour les classements : classeur, caisson…
- Pour les certifications : tampon au nom de l’entreprise, cartes de visite…
- Pour l’hygiène : savon, essuie-mains, papier toilette…
- Pour la détente : machine à café, citerne d’eau, gobelets, cuillères, café, thé, sucre…
- Pour le petit mobilier : luminaire, poubelle, tableau d’affichage, porte-manteau…
- Pour les meubles de bureau : table, chaise, fauteuil, placard.
Comment gérer les stocks ?
Selon la taille de l’établissement, un responsable des services généraux ou de chaque service s’occupe de la gestion des fournitures. Le gestionnaire doit s’assurer que tout le nécessaire est disponible en nombre suffisant afin que le travail s’accomplisse sans délai. Il faut par exemple éviter de manquer de cartouche d’encre ou de papier pour l’imprimante. Le raisonnement est le même en ce qui concerne le respect des règles de sécurité et d’hygiène dans l’entreprise. L’approvisionnement doit respecter la procédure achats prévalant dans l’entreprise.
Qu’est-ce que la procédure achats de fournitures administratives ?
Dans les moyennes et grandes structures, une procédure d’achats de fournitures est mise en place. Elle vise à encadrer les commandes effectuées et à clarifier le processus. Pour réduire le budget fournitures, il est recommandé de centraliser les achats auprès d’un seul et même fournisseur. D’importants volumes permettent de négocier des tarifs moindres. Si l’entreprise a besoin de services particuliers, un contrat de fourniture peut même être signé, garantissant les prix. Après livraison, les services généraux transmettent la facture du fournisseur au service comptabilité, qui se charge de l’acquitter.
Que vous gériez une PME ou une grande entreprise, nommez un responsable des services généraux pour gérer les fournitures administratives. Mettez également en place une procédure d’achats, afin de dessiner un cadre pour les stocks, les commandes et le paiement. Ce dernier est effectué par le service comptabilité de l’établissement, sur la base des factures envoyées par le fournisseur.