Télétravail & RH : est-il possible de manager efficacement une équipe à distance ?

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Le développement du télétravail est en train de changer en profondeur les relations entre les équipes RH et management et les collaborateurs d’une entreprise. Tandis que plus de 16% des salariés de France télétravaillent au moins un jour par semaine et que 96% y voient un facteur de bien-être, les employeurs doivent reconsidérer leur façon de manager, passant d’un management de contrôle à un management de confiance. Des dispositions sont à prendre, des outils sont à mettre en place et en amont une nouvelle mentalité doit être appréhendée. 

Tracer une feuille de route claire en amont

Comme les télétravailleurs ne sont pas sur place, au sein des locaux, il est primordial qu’un travail de communication approfondi quant aux attentes et aux objectifs à atteindre soit fait en amont. Idéalement, ce travail s’exécute lors du recrutement du salarié, pour cadrer de la façon la plus précise qui soit son champ d’action, les tâches qu’il doit mener, les étapes qu’il doit valider. La distance pouvant rendre les échanges compliqués, définir les objectifs et les attentes à court et moyen termes dès le départ s’avère nécessaire pour un collaborateur travaillant sur place.

Une bonne méthode est de séquencer le travail de chacun :

  • les tâches à effectuer sur la semaine,
  • les livrables à rendre chaque jour,
  • le quota d’heures durant lesquelles ils devront être disponibles.

Expliquer le pourquoi du comment

Loin des yeux, loin du cœur ! Un télétravailleur peut se sentir quelque peu isolé, en marge de l’entreprise pour laquelle il travaille. Sa motivation, son implication, peuvent en pâtir. Le manager doit faire acte de pédagogie dans son approche. Il doit expliquer en quoi les tâches qu’il confie à ses télécollaborateurs sont importantes pour l’entreprise, pourquoi telle ou telle mission leur est confiée.

Cela permet de conserver un fort niveau d’implication personnelle, de motivation, de sentiment d’appartenance à un groupe. Faute de quoi, les résultats du télétravailleur s’en feraient sentir.

Mettre en place des outils de suivi

Le progrès des collaborateurs doit par ailleurs faire l’objet d’une attention particulière. Il s’agit de l’une des missions de base de tout manager, et dans un contexte de télétravail, cet aspect est encore plus important.

Les plateformes web et outils collaboratifs sont légion et permettent de créer des tableaux de bord, de reporting, de suivi du travail de chaque télétravailleur. Trello, Google Sheets, GDrive ou encore Azeendo sont des solutions performantes de gestion de projets collaboratifs. Des plateformes qui permettent de centraliser et d’échanger des docs et de voir l’avancée de chacun via des modifications en temps réel.

Il est également nécessaire de demander à chacun de produire un reporting quotidien, des outils comme IDoneThis ou FreedCamp sont parfaits. Ces solutions dans le cloud sont conçues pour gérer un projet à distance via des to do list, grâce à un calendrier et des notifications qu’il est possible d’envoyer par SMS ou email. De telles solutions embarquent également sur les forums de discussions thématiques.

Au-delà de ces outils, il s’agit d’impulser une mentalité d’implication et de responsabilisation fondamentalement liée au télétravail. Une relation de confiance qui implique des responsabilités mutuelles et importantes. La confiance n’exclut pas le contrôle mais les télétravailleurs doivent être aussi autonomes que responsables.

Garder le contact

L’un des écueils majeurs du management d’une équipe à distance est de la laisser s’éparpiller dans la nature. Plus encore peut-être que pour une équipe travaillant au sein des locaux de l’entreprise, garder le contact avec la team de télétravailleurs est nécessaire pour le bon déroulement des missions.

Des outils comme Slack, Basecamp ou encore HipChat sont autant de plateformes de communication collaboratives dans le cloud qui permettent d’échanger en temps réel. Idem pour Skype dans une logique d’appel vidéo.

Il s’agit pour le manager de trouver le bon équilibre entre laisser les télécollaborateurs travailler en autonomie tout en maintenant un lien de communication qui permet d’échanger, de rectifier le tir, de briefer, de motiver, d’impliquer, de confier de nouvelles tâches… De reproduire les réunions formelles ou informelles qui ont lieu habituellement dans une entreprise.

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